Haal meer uit je collectie – tips van een collectieadviseur

Een goede collectie vergt een hoop werk en expertise om als bron van inspiratie en een schatkist vol kennis te dienen. Bij de bibliotheek is deze expertise of beschikbare tijd niet altijd voor handen. De Wise-module Bibliotheek Collectie Beheer (BCB) kan dan een uitkomst zijn. De dienst is bovendien gratis voor bibliotheken die Wise afnemen via Probiblio. De hele collectie van jouw bibliotheek wordt onder de loep genomen, wat uiteindelijk leidt tot een efficiënt en effectief gebruik van het collectiebudget. Is dit echt iets voor jouw bibliotheek? Lees dan vooral verder!

BCB heeft als doel alle bedrijfsprocessen rond het beheren van collecties te integreren en zoveel mogelijk te automatiseren. Hierdoor wordt met (beperkte) beschikbare middelen (budget en personeel) het gebruik van collecties gemaximaliseerd. Vanuit een overkoepelende blik wordt gekeken wat de gewenste omvang en samenstelling van de collectie is en vervolgens wordt bepaald waar die collectie het beste tot zijn recht komt.

Uitgangspunt is dat álle exemplaren in alle vestigingen kunnen worden ingezet en geplaatst. Per collectiecluster kun je differentiëren met de saneermethode, per kastprofiel kun je instellen welke kast meedoet met saneren, rouleren of floaten. Per titel wordt bekeken hoe de beschikbare exemplaren te verdelen over alle deelnemende vestigingen. Daarbij wordt uitgegaan van een zo groot mogelijke spreiding over de vestigingen en een verdeling die correspondeert met de uitleningen per vestiging.

Een voorbeeld: je kunt als bibliotheek meer rendement uit je collectie halen door onder andere inactief materiaal gestructureerd over het jaar heen te saneren of te laten rouleren naar een vestiging waar het exemplaar beter tot zijn recht komt. De insteek is dat een exemplaar in die vestiging staat waar het de grootste kans heeft om geleend te worden. Klanten zien vaker nieuwe titels in hun bibliotheek. Voor rouleren en saneren is geen specifieke kennis meer nodig zodat iedere (vrijwillige) medewerker met behulp van een actielijst deze werkzaamheden kan uitvoeren.

Hoe werkt de BCB-module?

De BCB-module analyseert wekelijks welke exemplaren te oud zijn of te weinig zijn uitgeleend en zet die exemplaren automatisch op een actielijst. Het werkelijke gebruik van de collectie wordt afgezet tegen het opgestelde ‘normprofiel’ en geeft inzicht in hoeverre de doelstellingen van de collectie worden gerealiseerd.

De actielijst vergt inspanning op de werkvloer per bibliotheekvestiging. Na het weekend wordt de actielijst uitgedraaid en de exemplaren bij elkaar gezocht. Omdat het saneren veel meer over het jaar wordt verspreid, is het makkelijker om bij te blijven. Ieder collectieonderdeel en vestiging kan een eigen maximale ouderdom instellen.

Rouleren

Als een exemplaar al langere tijd niet geleend is in de vestiging waar het staat, komt het in aanmerking om te rouleren. Per collectieonderdeel en vestiging kan je verschillende roulatiesnelheden hanteren. Als standaardinstelling kun je bijvoorbeeld kiezen dat een exemplaar in aanmerking komt voor rouleren als het drie maanden lang niet geleend is in de vestiging waar het staat. Als dat het geval is, wordt geanalyseerd of er een andere vestiging is waar het exemplaar meer kans heeft om geleend te worden en komt het op een actielijst.

Floaten

Naast het gericht rouleren van materiaal dat al langere tijd niet geleend is, kan ook worden gekozen voor floaten. Een exemplaar dat in een andere vestiging wordt ingeleverd dan waar het geleend is, blijft dan in die vestiging. Ook gereserveerde exemplaren gaan niet automatisch terug naar de vestiging waar ze vandaan komen. Daardoor zijn materialen korter uit de roulatie en zal het transport tussen de vestigingen afnemen. Het is mogelijk collectieonderdelen of vestigingen uit te sluiten van floaten (bijvoorbeeld omdat er daar geen kastruimte voor games is ingericht of omdat de kasten al te vol staan).