Hoe De Boekenberg zijn bedrijfsvoering verduurzaamde met Duurzaam Gastvrij certificering

Wanneer besloten jullie dat het tijd was om te verduurzamen en wat was hier de aanleiding voor?

‘Het thema duurzaamheid heeft altijd hoog op de agenda gestaan bij ons. Niet alleen is onze bibliotheek gevestigd in een duurzaam gebouw, we besteden er ook binnen onze programmering de nodige aandacht aan. Aansluiten bij het certificeringstraject maakt dat we ons voortdurend blijven ontwikkelen op het gebied van duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Daarnaast lanceert de Gemeente Nissewaard in 2020 een bewustwordingscampagne ‘WIJ.DOEN.GROEN’ en sluiten we met dit traject aan bij de ambities van de stad.’

Je organisatie verduurzamen, bijvoorbeeld middels Duurzaam Gastvrij, kun je niet bij één persoon beleggen. Hoe hebben jullie dit georganiseerd?

‘Ons ‘Green Team’ bestaat uit 3 personen: teamleider marketing, communicatie & programmering, coördinator horeca & verhuur en coördinator facilitaire zaken. Met deze samenstelling hopen we de verschillende gebieden binnen het traject te kunnen dekken.’

‘De eerste maandag van de maand hebben we omgedoopt tot Green Monday. Dan komt het Green Team samen om elkaar op de hoogte te stellen van de ontwikkelingen binnen ieders eigen gebied. Ook worden de meetings met Green Leisure en Probiblio tijdens deze overleggen teruggekoppeld.’

Hoe betrekken jullie de andere medewerkers (en vrijwilligers) bij het thema duurzaamheid?

‘We hebben gewacht met de bekendmaking tot er weer een plenaire bijeenkomst zou worden gehouden met het personeel. Deze bleef vanwege de coronamaatregelen uit. We zullen medewerkers deze maand (oktober: duurzame maand) officieel inlichten over onze deelname aan het traject. Zijdelings hebben collega’s al van onze Duurzaam Gastvrij inspanningen gehoord, omdat we in het kader van de certificering bij verschillende afdelingen informatie hebben opgehaald.’

‘Vrijwilligers lichten wij in, zodra we het certificaat behaald hebben (verwacht: januari 2021). Om ervoor te zorgen dat er voldoende draagvlak is binnen het team zal duurzaamheid ook na het behalen van het certificaat structureel op de agenda blijven staan.’

Kun je iets vertellen over de beleidsmatige kant ervan, met de (keuze voor SDG’s) en de strategische borging van het thema?

‘Dit is een belangrijk onderdeel van het traject. Doel is uiteraard niet alleen het behalen van het certificaat, maar vooral maatschappelijke verantwoord ondernemen (MVO) meenemen in het beleid van de organisatie. MVO zal dan ook nadrukkelijk terugkomen in het meerjarenbeleidsplan, de jaarplannen en de agenda’s van de verschillende afdelingen.’

‘Wat de keuze van de duurzame ontwikkelingsdoelen betreft: het was prettig om te constateren dat onze organisatie zich al inzet op verschillende vlakken. Maar er ligt nog voldoende om aandacht aan te besteden of winst te behalen.’

De programmatische kant en het publieke c.q. PR-aspect, is dat nodig om ook op te pakken?

‘Jazeker! Sterker nog, dat doen we al. Jaarlijks bieden we diverse duurzame programmaonderdelen aan. Duurzaam Gastvrij is de aanleiding om dit nu structureel te gaan doen en de samenwerking met het Milieu Huis (gevestigd in De Boekenberg) te intensiveren. Het behalen van het Duurzaam Gastvrij certificaat is een mooie gelegenheid om aandacht te vestigen op de maatschappelijke relevantie van onze organisatie. Het pr-aspect is daarom zeker belangrijk. Onze structurele duurzame programmering is o.a. een middel om deze boodschap te blijven verspreiden.’

Je werkt nu aan de centrale vestiging De Boekenberg om hiervoor de Duurzaam Gastvrij certificering te verkrijgen, wat tevens betrekking heeft op de interne bedrijfsvoering van jullie bibliotheekorganisatie. Kun je iets over dat onderscheid vertellen? Is het een (gebouw) makkelijker dan het andere (interne organisatie)?

‘Ieder aspect heeft zijn/haar eigen uitdagingen. Facilitaire zaken die verbeterd moeten worden in het kader van Duurzaam Gastvrij lijken makkelijk te realiseren. Maar wij zijn zelf niet verantwoordelijk voor het beheer van ons pand. Dat betekent dat we afhankelijk zijn van de medewerking van de gemeente. Het aanpassen van interne bedrijfsvoering gaat via MT en het besluitvormingstraject en de implementatie heeft tijd nodig.’

Kun je voorbeelden (successen) noemen van wat de Duurzaam Gastvrij certificering en/of verduurzaming in algemene zin, de Bibliotheek De Boekenberg tot nu toe heeft opgeleverd?

‘In eerste instantie bewustwording onder de betrokken collega’s. Wij hopen gaandeweg in dit traject bewustwording te creëren onder een grotere groep, alle medewerkers, vrijwilligers, samenwerkende partners en uiteindelijke alle inwoners van Nissewaard.’

‘Binnen horeca en verhuur zijn de eerste stappen gezet naar de aanschaf van duurzame(re) producten. En ook bij de afdelingen facilitaire zaken vindt er een verbeteringsslag plaats op het gebied van duurzame processen. Daarnaast is de samenwerking met de gemeente (o.a. met duurzaamheidscoördinator en Milieu Huis) geïntensiveerd op het gebied van duurzaamheid.’

En wat kost het, uitgedrukt in tijd, geld en moeite (personele inzet)?

‘Vooralsnog maken we geen grote extra kosten om de duurzaamheidsdoelen te behalen. De voorbereidingen om aan alle normen te voldoen (die nodig zijn voor het certificaat) kosten tijd. Dat wisten wij, het is een bewuste keuze geweest om deel te nemen. Wij verwachten na het behalen van het certificaat dat het naleven van de SDG’s onderdeel wordt van ons reguliere werk en dat dit niet persé tot een extra tijdsinvestering zal leiden.’

Hoe zie je het resultaat van het traject/proces van de certificering bij De Boekenberg? Ga je de certificering halen?

‘Jazeker, daar werken we nu hard aan.’

Wat vind je van het bestaan van ondersteuning op dit thema, om de Duurzaam Gastvrij-certificering te verkrijgen? Is dat nodig? Denk aan bijvoorbeeld de ondersteuning vanuit Probiblio en een duurzaamheidsadviesbureau als Green Leisure Group.

‘Beide partijen zijn prettige sparringpartners. De expertise van Green Leisure Group is waardevol en zorgt voor efficiency. De ondersteunende rol van Probiblio is zeer welkom. Voor het soepel laten verlopen van het proces, advies op het gebied van borging en kennisdeling met de collega bibliotheken die zich op hetzelfde vlak begeven.’