De catalogus door de jaren heen

Esther Mooij begon haar carrière bij Probiblio in de late jaren ’80, een tijd waarin de catalogisering volledig handmatig verliep. Ze herinnert zich dat ze als stagiair eerst bibliografisch verifieerwerk uitvoerde, een taak die veel tijd in beslag nam. Dit werk omvatte het opzoeken van gegevens van bibliotheekaanvragen, waarbij medewerkers gegevens zoals de titel, auteur, uitgever en het jaar van uitgave verifieerden door handmatig naslagwerken te raadplegen. “We hadden geen online systemen, dus alles gebeurde met fysieke boeken en encyclopedieën,” aldus Esther.

De kaartenbakken

Een belangrijk aspect van de catalogisering in die tijd was het gebruik van kaartenbakken. Elk boek, tijdschrift of ander materiaal had meerdere kaartjes die op verschillende criteria zoals auteur, titel en onderwerp in de kaartenbakken werden geplaatst. Het bijhouden van deze bakken was een intensieve klus, waarbij elke week nieuwe kaartjes in de juiste volgorde moesten worden geplaatst. Esther beschrijft dit als een nauwkeurig werk dat belangrijk maar foutgevoelig was: “Als een kaartje verkeerd werd geplaatst, kon je het materiaal niet terugvinden.”

De overgang naar digitalisering

Eind jaren ’80 begon de overgang naar digitalisering. Alle gegevens van de fysieke kaartenbakken werden handmatig overgetikt naar een digitaal systeem,  een grootschalig project dat Probiblio uitvoerde voor de bibliotheken in haar werkgebied. “Het was een enorm project met veel mensen die in shifts werkten om alle kaartjes over te typen,” vertelt Esther.

Een anekdote die Esther nog helder voor de geest staat, is het moment waarop de fysieke kaartenbakken definitief werden afgeschaft. “We hadden de bakken heel lang bewaard als back-up, maar op een gegeven moment werd de knoop doorgehakt. Alle kaartenbakken werden omgekeerd in een grote hal. Het werd een berg confetti waar je als een Dagobert Duck doorheen kon zwemmen. Ik zag mensen die daar nog best moeite mee hadden. Het was een symbolisch moment van de overgang naar het digitale tijdperk,” vertelt ze.

Automatisering en centralisatie

Met de introductie van geavanceerde bibliotheeksystemen zoals Wise, veranderde het werk rond de catalogus drastisch. Esther legt uit dat deze systemen niet alleen de fysieke kaartjes vervingen, maar ook veel nieuwe mogelijkheden boden. De catalogus werd een centraal onderdeel van het bibliotheeksysteem, waar alle exemplaren en informatie aan gekoppeld waren. “De catalogus is eigenlijk de kern van het systeem,” benadrukt Esther.

Niet alleen het werk veranderde, ook de toegankelijkheid en het gebruiksgemak voor bibliotheekgebruikers verbeterde. “Neem het aantal onderwerpen dat je aan een exemplaar koppelde. Je ging vroeger geen 10 onderwerpen geven, dan moest je 10 kaartjes in die bak stoppen. Nu kan je wel 10 onderwerpen geven, want dat kost digitaal geen extra inspanning.”

Het werk nu

Esther is zelf al meer dan 15 jaar niet meer direct bij de catalogisering betrokken is. “Het huidige werk draait grotendeels om het bijhouden en verwerken van wekelijkse titelaanbiedingen van de NBD (Nederlandse Bibliotheek Dienst). Deze gegevens worden nu digitaal ingelezen en gecontroleerd door slechts twee collega’s, Jannie en Herman.” Daarnaast worden boeken die niet via het standaardaanbod komen, fysiek naar Probiblio gestuurd voor catalogisering. “Hier zorgen we ervoor dat elke titel nauwkeurig wordt beschreven en correct wordt opgenomen in het systeem. Bibliotheken missen hun materiaal dan een tijdje, maar het is van belang het fysieke boek in handen te hebben om alle gegevens goed te kunnen beschrijven.”

Innovaties en toekomstige ontwikkelingen

Het gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) betekent ook verandering in het catalogiseren. De NBD maakt er gebruik van voor het schrijven van annotaties en het ontsluiten van kenmerken. “Hoewel deze technologie nog in ontwikkeling is en niet zonder problemen verloopt. Fouten door AI geven nu nog veel handwerk.” Daarnaast wordt er geëxperimenteerd met linked data, waarbij de catalogus gekoppeld wordt met informatie buiten het bibliotheeksysteem. “Zeg, dat in een bibliotheek in een plaats met veel tuinbouw, een titel die daarover gaat ook verwijst naar de plaatselijke tuindersvereniging. Dat is voor gebruikers natuurlijk een hele mooie ontwikkeling.”