De voor- en nadelen van 5 verschillende contentkalenders

Waarom zou je eigenlijk een contentkalender gebruiken? Is gewoon posten wanneer er iets leuks gebeurt of wanneer je collega’s van Programmering bij je aankloppen niet genoeg?

Nee! Een contentkalender geeft overzicht – je ziet precies wat er wanneer geplaatst wordt. Dat betekent ook dat je in één oogopslag kunt zien of je contentstrategie er uit ziet zoals je wil. Plaats je over de onderwerpen en voor doelgroepen die in jullie strategie staan? Zet je de middelen in zoals je voor ogen had?

Daarnaast geeft een contentkalender je ook regie. Je bent letterlijk de baas van de agenda van de content. Je kan daardoor langer vooruit plannen/kijken en makkelijk zien of last-minute verzoekjes passen binnen de strategie – of dat je helaas moet zeggen ‘sorry, dat kan niet meer gepost worden (maar een story kan misschien nog wel)’. Zo leer je je collega’s direct op om op tijd verzoeken in te dienen!

Oké, contentkalenders zijn nuttig. Maar welke moet ik dan gebruiken? Er zijn er zoveel!

Klopt helemaal, er zijn ontzettend veel contentkalenders beschikbaar. Sommige gratis, andere betaald. De ene is heel goed in overzicht creëren, de ander kan zelfs online content publiceren op basis van een ingestelde planning. Welke contentkalenders zijn er en wat zijn de voor- en nadelen?

Trello

Trello is een online tool waar je van alles mee kunt doen – maar ook contentkalenders kunt maken. Je maakt een ‘bord’ waarop je verschillende lijsten kunt maken. Onder elke lijst zet je taken, die je vervolgens kunt inplannen en toe kunt wijzen aan verschillende personen uit je team. Zo weet iedereen waar die verantwoordelijk voor is. Ook kun je aan elk item labels, url’s, datums, kleurcodes en bijlages toevoegen. Dat kan er bijvoorbeeld zo uit zien, Probiblio heeft een voorbeeld gemaakt wat je gratis kunt dupliceren naar je eigen account:

Voordelen:

• Met Trello kan je met meerdere mensen tegelijkertijd aan de slag. Wijzigingen van elkaar zie je direct, want je werkt online.
• Het is simpel en intuïtief, ook collega’s die minder digitaal vaardig zijn vinden snel hun weg op Trello.

Nadelen:

• Minder geschikt voor contentplanning op grote schaal. Als je bij een grote bibliotheek werkt en met een groot team werkt of over veel verschillende onderwerpen of projecten content deelt, dan kan het snel onoverzichtelijk worden.
• Het kan lastig zijn om zelf een indeling van het bord te maken, omdat je zelf goed moet nadenken over wat een handig format voor jouw bibliotheek is.
• Vanuit Trello maak je een planning, maar het is geen tool waarvanuit je direct posts online kunt zetten. Het heeft dus geen publiceerknop. Je zal na het plannen in deze tool dus naar de desbetreffende platforms moeten om de posts te maken en te publiceren.
• Niet alle functies van Trello zijn gratis te gebruiken. Er zijn abonnementen van 5, 10 of 17,50 dollar. Omdat het een Amerikaans bedrijf is zijn de prijzen in dollars.

Microsoft Planner

Microsoft planner geeft je de mogelijkheid om al je taken te synchroniseren met andere diensten van Microsoft. Ideaal dus als je al veel werkt met Teams en OneDrive binnen jouw bibliotheek. Deze tool is in het afgelopen jaar geüpdatet, en heeft nu ook een link met Microsoft Co-pilot, mocht je dat binnen je organisatie gebruiken. Daphne van der Ham (medewerker Marketing & Communicatie bij de Bibliotheek Zuid-Kennemerland) maakt voor haar werkzaamheden ook gebruik van Microsoft Planner. Ze vindt het prettig dat je taken die je in de contentkalender zet, kan toekennen aan personen binnen je team, maar een nadeel is dat ‘subtaken’ niet toebedeeld kunnen worden. Wanneer je bijvoorbeeld een Instagram-post wil maken, kun je ‘het maken van de foto’ en ‘het aanleveren van de tekst’ niet bij verschillende personen neerleggen.

Voordelen:

• De planner is geïntegreerd in Teams, dus als je daar al mee werkt is dit een voordeel.
• Goede visuele weergave. Je kan de plannen op verschillende manieren weergeven, in lijsten of een kalenderoverzicht, maar je kan er bijvoorbeeld ook met één klik een Excel-versie van maken.
• Je kunt met meerdere mensen tegelijkertijd er in werken.
• De basisversie is inbegrepen bij Microsoft 365 – iets wat veel bibliotheken standaard al in huis hebben.

Nadelen:

• De geavanceerde opties zitten niet inbegrepen bij de basisversie, zoals contentanalyse of automatiseringen. Er zijn drie soorten abonnementen, van € 9,40, € 28,10 en € 51,50 per gebruiker per maand.
• Voor kleine taken of subtaken mis je wat functionaliteiten, bijvoorbeeld het kunnen toebedelen aan verschillende personen binnen een team.
• Vanuit Microsoft Planner maak je een planning, maar het is geen tool waarvanuit je direct posts online kunt zetten. Het heeft dus geen publiceerknop. Je zal na het plannen in deze tool dus naar de desbetreffende platforms moeten om de posts te maken en te publiceren.
• Je moet zelf nadenken over een format wat voor jouw bibliotheek goed werkt.

Monday

Net als bij Trello, maak je bij Monday een bord aan voor je contentkalender. Je kan een door hen gemaakt template gebruiken genaamd ‘content calendar’ of zelf aan de slag gaan. In het standaard template kan je per post categorieën, budgetten, tags, tijdlijnen, links, teamleden en status bijhouden, maar je kan ook zelf gegevens toevoegen of verwijderen. Dit maakt het een veelzijdige tool, omdat je het zo moeilijk of makkelijk kan maken als je wil. Deze hoeveelheid aan opties kan het echter ook overweldigend maken – het kan een uitdaging zijn om goed het overzicht te houden, juist omdat je er zoveel mee kunt.

Voordelen:

• Er zitten veel opties in de tool.
• Het ziet er visueel heel goed en professioneel uit.
• Je kunt met meerdere mensen tegelijkertijd aan de slag. Wijzigingen van elkaar zie je direct, want je werkt online.
• Als je ook voor andere doeleinden in Monday werkt, kun je de borden met elkaar verbinden/toevoegen aan workflows waardoor je alle zaken in één tool kunt beheren.

Nadelen:

• De vele opties; het kan daardoor voor nieuwe gebruikers een leerproces zijn om met Monday te gaan werken (Welk van alle mogelijkheden is voor mij nuttig?)
• Het gratis abonnement is beperkt, de meest nuttige toepassingen kosten meer geld. Er zijn drie abonnementen van € 9,-, € 12,- en € 19,- per maand.
• Als het standaard template niet aansluit op jouw wensen, kan het lastig zijn om een goed format te bedenken wat goed aansluit op jouw bibliotheek.

Excel

Het goede en vertrouwde Excel kan je ook als contentkalender gebruiken! Sterker nog, bij Probiblio geeft onze afdeling Communicatie na het gebruiken van verschillende soorten kalenders hier de voorkeur aan.

Lara Freeling (afdeling communicatie Probiblio) geeft aan: “We vinden het fijn dat het simpel en intuïtief werkt. We werken met verschillende tags, zoals wat voor content het is (blog, interview), het kanaal, welke datum het geplaatst moet worden en wat het onderwerp is van het contenttype (bijv. AI, duurzaamheid, gezinsaanpak). Ook staat er duidelijk bij wie waarvoor verantwoordelijk is.”

Toch heeft een contentkalender in Excel wat haken en ogen. Het is niet altijd even handig als er meerdere mensen tegelijkertijd in aan het werk zijn. Net als bij andere contentkalenders geldt in Excel: hoe meer informatie je er in zet, hoe minder overzichtelijk het wordt.

Voordelen:

• Gratis te gebruiken als je een Office-pakket hebt, ook online.
• Makkelijk in te richten naar wens, onder andere met formules.

Nadelen:

• Het kan onoverzichtelijk worden als je veel gegevens in je contentkalender wil verwerken.
• Het kan even tijd kosten om een systeem in Excel te maken die aansluit bij jouw wensen, je moet wat kennis/ervaring hebben om te werken met handige formules.
• Niet geautomatiseerd – bijvoorbeeld geen mogelijkheden voor maandkalender weergave automatisch omzetten naar lijstweergave.
• Het is visueel minder aantrekkelijk.

Coosto

In de contentkalender van Coosto kun je zowel je content plannen als monitoren. Dit is direct een van de grootste voordelen – je hoeft niet in andere tools een analyse over bijvoorbeeld engagement te doen. Deze functionaliteit komt helaas wel met een prijs, en het is niet de goedkoopste manier van content plannen. Eveline Dijkhuizen van Bibliotheek Lek & IJssel werkt ook met Coosto, en is er wel tevreden over.  Een nadeel vindt ze dat tags van posts soms niet goed worden weergegeven, waardoor je ze zelf nog later moet toevoegen. Daarnaast is het niet voor alle platforms bruikbaar, Pinterest of TikTok worden bijvoorbeeld nog niet ondersteund.

Voordelen:

• In één oogopslag zowel je content kunnen plannen als analyseren.
• Visueel aantrekkelijk, je kan de kalender op meerdere manieren weergeven en het geeft overzicht.
• Alles op één plek: direct je content kunnen analyseren is een fijne toevoeging!

Nadelen:

• Tags werken niet altijd goed en moet je zelf nog nalopen.
• Er zijn 3 soorten abonnementen, van € 249,-, € 299,- en € 349,- per maand.

Welke contentkalender is nu de beste?

Een eeuwenoud cliché: dat hangt er van af! Welke contentkalender het beste voor jou werkt, hangt allemaal samen met welke functionaliteiten jij belangrijk vindt. En daarnaast over welk budget jullie beschikken, hoe complex de contentstrategie is en met hoeveel leden jullie in het team zitten. Ook maakt het uit of je bijvoorbeeld al een systeem in jullie bibliotheek gebruiken – want het is natuurlijk veel makkelijker om op iets bestaands aan te haken dan zelf het wiel opnieuw uit te vinden. Gebruiken andere afdelingen al Trello of juist Monday? Dan is het een logische keuze om aan boord van dat platform te stappen.