De werkgroep als kracht achter interne communicatie

Volgens directeur Wouter van Heiningen van Bibliotheek De Plataan draait interne communicatie niet alleen om het delen van informatie, maar vooral om het creëren van een samenhangende organisatiecultuur. “Interne communicatie is voor mij alle communicatie en informatie-uitwisseling binnen de organisatie tussen medewerkers, teams en afdelingen,” zegt Wouter. Met interne communicatie wil hij continu medewerkers op de hoogte houden van recente ontwikkelingen binnen de organisatie. “Hierdoor stimuleer je betrokkenheid bij de medewerkers, verbeter je samenwerking tussen medewerkers en tussen teams en afdelingen, en breng je samenhang aan in de organisatie,” voegt hij toe.

Deze samenhang is cruciaal in een sector waar samenwerking en teamgevoel een grote rol spelen. De Front Office, educatiemedewerkers, programmamakers, marketeers, vrijwilligers, directie en MT en al die andere collega’s: informatie of beslissingen die worden genomen, moeten bij iedereen terechtkomen om goed bij te dragen aan het doel van de bibliotheek. Nieuwe programma’s, initiatieven of diensten zoals het Taalhuis, IDO of culturele programmering, raken aan iedere tak van de bibliotheek.

Werkgroep

Om nieuwe interne communicatie-initiatieven van de grond te krijgen, werken veel bibliotheken met een werkgroep. De mensen uit deze groep komen uit verschillende hoeken van de organisatie en komen op vaste basis samen om de koers van de interne communicatie te bespreken. Maar bovenal treden de mensen uit de werkgroep op als ambassadeur om te helpen een nieuwe manier van werken of nieuwe manier van communiceren intern uit te dragen.

Zo werkt KopGroep sinds 2022 met een werkgroep om een nieuw sociaal intranet op gang te krijgen. Anita Fokkens, coördinator Communicatie & PR: “Met de werkgroep onderzochten we of het gewenste systeem een goede functie kan vervullen in de interne communicatiestrategie. De keuze is getoetst aan het door ons vastgestelde programma van eisen waarin de gewenste functies van het intranet zijn omschreven. Ook zijn alle voor- en nadelen in de werkgroep besproken en opnieuw getoetst.”

Ze benadrukt naast het selecteren van het juiste interne communicatiemiddel, dat een weerspiegeling van de héle organisatie in de werkgroep van belang is. “Onze ervaring is dat het intranet van en voor de hele organisatie is. Het is daarom belangrijk om van alle lagen een afvaardiging te vragen voor de werkgroep. Daarnaast is het belangrijk om regelmatig verslag te doen bij directie en alle collega’s zodat het al gaat leven voor de lancering.”

Meer over de interne communicatie-initiateven van KopGroep Bibliotheken lees je in dit artikel.

Tweerichtingsverkeer: informatie én interactie via Mijn Plataan

Bij Bibliotheek De Plataan is communicatie een tweerichtingsverkeer waarin alle medewerkers een actieve rol hebben. “Elke medewerker is naast zender ook ontvanger, en ditzelfde geldt voor de teams en de afdelingen,” vertelt Wouter. Met een breed scala aan middelen wordt deze interactie bevorderd. De sleutel voor betrokkenheid is daarbij een interne werkgroep. Zo biedt Mijn Plataan, het intranet van de bibliotheek, een plek voor informele en formele berichten. Medewerkers kunnen hier nieuwtjes lezen, interessante items delen of zichzelf voorstellen als ze nieuw zijn.

Daarnaast zijn er de werkgeversinformatiemails voor belangrijke mededelingen en het werkoverleg met een informatief én een interactief gedeelte. “Bij het werkoverleg kiezen we altijd een interactieve werkvorm zodat collega’s echt betrokken raken,” legt Wouter uit. Ook personeelsbijeenkomsten, interne nieuwsbrieven en informele momenten zoals teambuildings activiteiten, dragen allemaal bij aan de samenhang.

Voor de toekomst blijft het op peil houden van de interne communicatie een aandachtspunt. Veel genomen initiatieven moeten ook echt blijvend onderhouden worden door collega’s. Om ervoor te zorgen dat deze processen blijven functioneren, is er ook bij de Plataan een speciale werkgroep interne communicatie opgezet. “Deze werkgroep komt regelmatig bij elkaar om de voortgang te bespreken, te evalueren en waar nodig aan te passen,” vertelt Wouter.