Digitaal minimalisme: tijd om verantwoordelijkheid te nemen voor je digitale leven

Die foto’s van het laatste personeelsfeest, je nieuwe projectplan, het contract dat je bent aangegaan met een samenwerkingspartner of leverancier, een rapportage uit het systeem dat je gebruikt, een export van gegevens om weer te kunnen gebruiken in een ander systeem, of gegevens die je wil gaan delen met een andere partij; het is zo makkelijk om dit soort dingen (tijdelijk) op te slaan op een plek die handig is op dat moment. Het helpt je om het werk makkelijk te maken en gegevens ook beschikbaar te houden. Vaak staan bestanden jarenlang op de plaats waar ze opgeslagen worden. Soms in een perfect georganiseerde mappenstructuur, soms ongestructureerd. Maar hoe ouder de bestanden worden, hoe groter de kans dat ze verouderd zijn en niet meer relevant voor het werk dat je doet. En hoe langer ze opgeslagen staan, hoe groter het risico dat ze in verkeerde handen vallen.

In beginsel is het natuurlijk prima om bestanden te bewaren op je laptop, SharePoint of op een netwerkschijf. Maar wanneer je gegevens niet opruimt wanneer ze niet meer nodig zijn dan loop je daarmee onnodig risico.

Denk aan een cyberaanval: al deze bestanden met persoonsgegevens of bedrijfsvertrouwelijke informatie kunnen in handen vallen van criminelen. Misschien maak je exports uit Wise van bibliotheekleden die achterlopen met hun betaling om aan een incassobureau door te geven. Of een selectie van leden uit Wise om bepaalde rapportages te kunnen maken. En denk ook aan de gegevens van collega’s: opgeslagen kopieën van VOG’s (verklaringen omtrent gedrag), of een export van de adresgegevens van collega’s voor het thuissturen van een kerstkaart.

Zeker niet. Ook bibliotheken zijn doelwit van cyberaanvallen! Lees maar eens het blog: ‘Je hackt toch geen bibliotheek?’. Meestal worden de aanvallen afgeslagen, maar niet altijd. Bij 3 recente cyberaanvallen bij openbare bibliotheken was de omvang van de schade die werd veroorzaakt afhankelijk van of de criminelen erin slaagden om toegang te krijgen tot de bestanden of niet. Daarom is het belangrijk om regelmatig kritisch te kijken naar de bestanden die je bewaart en deze op te ruimen. Dit bedoel ik met digitaal minimalisme. Door alleen de bestanden te bewaren die nog relevant zijn voor je werk, minimaliseer je de gevolgen bij een datalek!

• Bedenk je waar je wel eens bestanden opslaat. Op je laptop of PC zelf? In je OneDrive? Op SharePoint? Op een andere netwerkmap of -locatie?
• Bekijk – op elke locatie – welke bestanden nog relevant zijn, en verwijder de rest. Heb daarbij speciale aandacht voor bestanden met persoonsgegevens of andere (bedrijfs)vertrouwelijke gegevens. En vergeet na afloop niet om ook je prullenbak even te legen.

Het kost allemaal niet veel tijd, en het is een belangrijke stap naar een veiligere situatie.