Eigen vermogen en solvabiliteit bij bibliotheken

De balans

De balans beschrijft de vermogenspositie van de organisatie. Aan de actiefzijde worden alle op geldswaarde in te schatten bedrijfsmiddelen opgesomd, en aan de passiefzijde wordt de financiering ervan beschreven. Alle bedrijfsmiddelen zijn op een bepaalde manier gefinancierd en dus is het totaal van de activa gelijk aan het totaal van de passiva. Aan de passiefzijde wordt onderscheid gemaakt tussen vreemd vermogen en eigen vermogen. Vreemd vermogen zijn schulden die afbetaald moeten worden, en zodoende een beslag op de liquide middelen leggen.

Eigen vermogen

Het Eigen Vermogen van de organisatie bestaat uit de geaccumuleerde winsten en verliezen uit voorgaande jaren. Het is vaak onderverdeeld in bepaalde reserves, zoals de Algemene Reserve en verschillende bestemmingsreserves.

Er zijn bestemmingsreserves gangbaar met het oog op reorganisaties, onderhoud van activa zoals gebouwen en automatisering en -creatiever- bijvoorbeeld de ‘bestemmingsreserve verlieslatende activiteiten’.
Speciale aandacht is hier op z’n plaats voor de dynamiek die optreedt doordat de bibliotheek medewerkers aanstelt op tijdelijke basis, gefinancierd met tijdelijke subsidies, waarvan na enige tijd duidelijk wordt dat men deze medewerkers een vaste aanstelling wil geven, maar de financiering nog steeds tijdelijk van aard is. Uiteindelijk zullen ook vaste medewerkers toch op gefinancierde activiteiten moeten worden ingezet, maar om de overgang tussen die twee fasen te verzorgen en daar geen risico’s in te lopen kan ook gedacht worden aan het opbouwen van een op dit risico toeziende reserve. Vooruitlopend op de dotatie aan zo’n reserve, zou in de kostprijs van de met tijdelijk geld gefinancierde activiteiten een opslag kunnen worden opgenomen.

Reserves worden gevuld uit de bestemming van resultaat en dotaties aan deze reserves zijn dus geen kosten die het resultaat beïnvloeden. De bestuurder kan het oogmerk van een bestemmingsreserve wijzigen, eventueel in samenspraak met de Raad van Toezicht.

Solvabiliteit

Een kengetal dat vaak gebruikt wordt om de toereikendheid van het Eigen Vermogen te duiden is de solvabiliteit. De solvabiliteit wordt berekend door het Eigen Vermogen te delen door het totale vermogen van de organisatie (het totaal van de actief- of passiefzijde van de balans). Gemiddeld voor alle sectoren van bedrijvigheid wordt een percentage tussen de 25% en de 40% als toereikend beschouwd. Minder dan 25% wordt als risicovol begrepen, meer dan 40% wordt als overmatig gezien.
Solvabiliteit is een ratio die gaat over de mate waarin een organisatie in geval van faillissement in staat is om aan haar schulden te voldoen, en dus is het voor de beoordeling van de ratio niet relevant of de organisatie gesubsidieerd wordt.
Ondanks het feit dat de solvabiliteit alleen maar gaat over de situatie van een organisatie in faillissement, wordt het begrip toch veel gebruikt om te beoordelen in hoeverre een organisatie in staat is haar schulden te betalen.  Het begrip zegt echter niets over de mate waarin de organisatie liquide is, en in staat is op korte termijn, onder de veronderstelling van doorgaande bedrijfsactiviteiten, aan haar schulden te voldoen.

Netto werkkapitaal

Het begrip Netto Werkkapitaal verdient in dit licht ook de aandacht. Het Netto Werkkapitaal wordt verkregen door de kortlopende activa (in het geval van bibliotheken de vorderingen en liquide middelen) te verminderen met de kortlopende schulden. Wanneer de uitkomst van deze rekensom positief is, dan is de organisatie in staat om ook op korte termijn aan haar schulden te voldoen.

De Regels: de AWB en de ASV’s

In de Algemene Wet Bestuursrecht wordt een aantal regels gegeven ten aanzien van de vorming van egalisatiereserves, namelijk dat die verplicht kunnen zijn of dat voor de vorming ervan aan toestemming van de subsidiegever nodig is.

AWB Art 4:71g: Het vormen van fondsen en reserveringen kan afhankelijk zijn van de toestemming van de subsidiegever.

AWB Art. 4.72: Egalisatiereserve kan verplicht zijn.
Elke gemeente werkt verder met een zogenaamde Algemene Subsidie Verordening (ASV) waarin de regels geformuleerd staan waar alle subsidieverlening binnen de gemeente aan moet voldoen.

De ASV’s verschillen van gemeente tot gemeente maar in z’n algemeenheid worden er richtlijnen gegeven voor de vorming van egalisatie- en bestemmingsreserves. Die richtlijnen zijn in het algemeen zo dat de dotaties aan reserveringen aangevraagd moeten worden bij het college van B&W. Soms zijn daar maxima aan verbonden. Over het algemeen staan er geen weigeringsgronden opgenomen in de ASV’s. Uiteindelijk zal elke bestuurder zelf moeten achterhalen wat de regels van de lokale ASV’s zijn. Die zijn op het moment van schrijven te vinden via de website Lokaleregelgeving.overheid.nl, met als zoektermen ‘subsidieverordening’ en de betreffende plaatsnaam.

Wat is normaal?

Zoals gezegd wordt een solvabiliteitsratio van tussen de 25% en de 40% als normaal gezien, voor alle branches gemiddeld. Maar hoe zit dat voor de bibliotheken? Als we kijken naar de jaarcijfers van de bibliotheken uit Noord- en Zuidholland over 2023, dan zien we de volgende waardes:

De constatering dat tussen de 25% en de 40% normaal is, lijkt dus ook voor de bibliotheekbranche op te gaan. Van de 36 onderzochte bibliotheken zitten er 10 tussen de 25% en 40%.

Als we kijken naar een minimumomvang van het eigen vermogen dat elke bibliotheek zou moeten hebben dan blijkt uit de onderzochte jaarrekeningen dat van alle bibliotheken waar geen uitzonderlijke situaties aan de hand zijn het minimale bedrag rond de €300.000 ligt.

Een verantwoordde omvang van het eigen vermogen ligt zodoende tussen de 25% en 40% van het balanstotaal met een minimum van €300.000.

Stappenplan

De eerste stap is om intern overeenstemming te hebben over het bedrag aan eigen vermogen dat als voldoende wordt beoordeeld, en in hoeveel tijd het eigen vermogen op het vastgestelde doelniveau wordt gebracht. Die overeenstemming zou moeten bestaan tussen de bestuurder van de onderneming en de Raad van Toezicht. Als die overeenstemming er is, dan is de volgende gesprekspartner de gemeente. Het is van belang overeenstemming met de gemeente te hebben omdat het kan voorkomen dat een eventueel positief jaarresultaat door hen gezien wordt als te veel betaalde subsidie, en de bedoeling is om dit resultaat toe te voegen aan de reserves en niet terug te betalen aan de gemeente.

Vervolgens worden de doelstellingen ten aanzien van de hoogte van het eigen vermogen, en het tempo waarin dit bereikt wordt, onderleggers voor de komende begrotingen.

Creatiever?

Hierboven hebben we het vermogen van de bibliotheek besproken zoals dat blijkt uit de balans. Het kan eventueel zijn dat het vermogen van de bibliotheek om aan schulden te voldoen groter is dan uit de balans blijkt. Dat zou dan komen door zgn. ‘stille reserves’. Stille reserves ontstaan wanneer de werkelijke waarde van bezittingen van de organisatie hoger zijn dat uit de boeken blijkt. Een goed voorbeeld is een pand in eigendom dat een hogere waarde bezit dan de boeken weergeven. Of bijvoorbeeld het bezit van kunstwerken die niet in de administratie voorkomen.

Het is natuurlijk mogelijk om te sturen op de creatie van stille reserves, maar dat neemt niet weg dat ook de vermogenspositie zoals die uit de balans blijkt gezond hoort te zijn. Stille reserves kunnen niet in de plaats komen van wat er in de boeken staat!