Het sociale intranet: wat is het en hoe bouw je het op?

Het implementeren van een nieuw intranet is heel beheersbaar uit te voeren met een werkgroep medewerkers van bijvoorbeeld de afdeling Marketing en Communicatie, HR en wellicht een MT- of directielid. Bij dit soort nieuwe initiatieven zie je vaak dat Marketing en/of Communicatie als kartrekker van een nieuw project voor een sociaal intranet optreedt. Formuleer je budget en je tijdsinvestering samen met de directie en het MT als opdrachtgever, en je bent klaar om te starten.

Allereerst breng je de behoeftes van je organisatie in kaart. Dit kun je doen door gesprekken te organiseren met collega’s en te vragen hoe ze de huidige interne communicatie ervaren. Dit heeft twee voordelen: je kunt opstellen welke eisen een vernieuwd intranet heeft én je kunt wellicht alvast collega’s polsen of ze mee willen werken aan het testen en helpen op gang brengen van het nieuwe intranet als één van de eerste key users in een werkgroep. Zo heb je gelijk je eerste interne ambassadeurs te pakken. Aan de hand van deze informatie schep je ook een visie op interne communicatie die niet top-down is geformuleerd, maar juist vanuit je medewerkers komt. Wie wil je zijn voor je medewerkers en hoe ga je dat bereiken? Denk na over je werkomgeving, werkprocessen en hoe je een digitale omgeving daarop wil inrichten.

Een juist systeem

Vervolgens maak je een lijst van eisen: een checklist van eigenschappen die het nieuwe intranet sowieso moet hebben. Denk bijvoorbeeld aan een wie-is-wie functie (ofwel het ‘smoelenboek’), een chatfunctie, een koppeling met het bestandsbeheer, een tijdlijn of te delen media. Maak daarbij vast onderscheid tussen ‘must haves’ en ‘nice to haves’, veel aanbieders zullen een breedte aan opties laten zien dus het is goed na te gaan wat je precies wil van een nieuw systeem.

Er zijn verschillende typen intranetsoftware die aan deze wensen kunnen voldoen. Veel intranetten zijn bijvoorbeeld via gangbare Microsoft-software in te bouwen. Zo kun je Teams zodanig inrichten dat mensen met elkaar informatie, beelden, links en andere media kunnen delen, je kunt gebruik gaan maken van Microsoft SharePoint om pagina’s mee in te richten of bestanden in op te slaan of je maakt gebruik van Viva Engage binnen je Office 365-omgeving. Het platform Viva Engage biedt je een tijdlijn die vergelijkbaar is met Facebook of LinkedIn, waarbij mensen op elkaar kunnen reageren, kunnen liken en interactie kunnen aangaan.

Ook buiten Microsoft zijn er vele leveranciers, zogenaamde stand-alone oplossingen die eventueel aan te sluiten zijn op je Microsoft of Google werkomgeving. Voorbeelden hiervan zijn Plek, Slack of Viadesk. Het voordeel van een eventuele leverancier is dat zij op maat kunnen meedenken over de behoeften van de organisatie en de implementatie van nieuwe tools. Daar zit uiteraard óók een prijskaartje aan.

Wat werkt?

Welke sociale intranettoepassing werkt voor jouw bibliotheekorganisatie, is dus afhankelijk van de interne behoeften. Een IT-partner kan je hierbij helpen en bij Probiblio hebben we adviestrajecten om de interne wensen in kaart te brengen. Samen kijk je vaak naar een juiste match en wordt de implementatie verzorgt.

Het implementeren gaat vaak stapsgewijs in een proces van minstens een paar maanden, wanneer het systeem gekozen is. Je richt een basisversie in van een nieuw intranet waarin aan alle eerste behoeften is gedacht, als pilot. Met je werkgroep waarin key users een nieuw systeem testen, ga je in een aantal sessies aan de slag en je plant een (feestelijke) opening van het nieuwe intranet. Let hierbij op uitgebreide uitleg, handleidingen waar nodig, bied constante hulp aan en laat mensen vragen stellen, creatieve ideeën opperen of kritisch zijn. Op organische wijze kan de hele organisatie gebruik gaan maken van het nieuwe sociale intranet, waarbij het van belang is dat er duidelijke afspraken worden gemaakt over wie welke functie van een nieuw intranet beheert én: modereert.

Vinger aan de pols met een werkgroep

Voor het beheren, modereren en evalueren is het heel belangrijk om binnen de werkgroep een of meerdere personen aan te wijzen die zorgen voor goed toezicht op het intranet en het platform ook actief houden. Ook zorgen deze community managers voor feedback naar de werkgroep van het intranet en fungeren ze als algemeen aanspreekpunt. Ze inventariseren eventueel wat er nog verbetert kan worden bij de leverancier of IT-partner, en voeren dat door. Dit zijn meestal mensen in marketing- en communicatiefunctie, maar dit zouden ook enthousiastelingen uit de organisatie kunnen zijn, die mee hebben gewerkt aan de implementatie.