In 6 stappen interne communicatie die aansluit op de behoeften

Interne communicatie is van groot belang om alle medewerkers betrokken te houden bij de missie en visie van de organisatie. Of het nu gaat om beleidswijzigingen, nieuwe programma’s, het opbouwen van een nieuwe interne cultuur of veranderingen in de dienstverlening: als medewerkers goed op de hoogte zijn, versterkt dat niet alleen de samenhang binnen het team, maar draagt het ook bij aan een betere ervaring voor de bibliotheekbezoekers.

Denken in oplossingen

Interne communicatie wordt vaak belegd bij marketing en communicatie, en als marketing- en communicatieprofessional denk je vaak al snel in communicatiemiddelen en -plannen als oplossing. Op het gebied van interne communicatie is het echter enorm waardevol om eerst te luisteren naar signalen vanuit de organisatie, voordat je in de oplossingsmodus gaat. Wil men bijvoorbeeld meer weten over de grote lijnen van de organisatie, wil men meer in contact staan met elkaar of is men juist op zoek naar meer digitaal overzicht? Door in gesprek te gaan voelen medewerkers zich gehoord én kom je bovendien tot veel creativiteit om uitdagingen aan te pakken.

Veel communicatietools lijken op het eerste gezicht de perfecte oplossing, maar na een introductie worden ze niet altijd breed omarmd. Sinds corona maken veel organisaties bijvoorbeeld gebruik van Microsoft Teams om met elkaar te videobellen, maar niet iedere organisatie maakt gebruik van de andere mogelijkheden die Teams biedt op het gebied van samenwerking. Denk bijvoorbeeld aan de Teams-groepsfunctie, waarin je in tijdlijnen met elkaar over belangrijke onderwerpen in gesprek kunt, of andere functies binnen Teams zoals Whiteboards of de vele kalenderopties.

Dat niet iedere nieuwe tool direct omarmd wordt, komt meestal doordat de behoeften van medewerkers vooraf nog onvoldoende in kaart zijn gebracht en ze bij de implementatie nog niet goed genoeg zijn meegenomen. Om interne communicatie effectief in te richten, is het essentieel om eerst stil te staan bij de huidige situatie en de echte wensen en uitdagingen van je team te begrijpen. Hieronder vind je een stappenplan om dit proces gestructureerd aan te pakken.

Stap 1: Begin met het verkennen van uitdagingen

Allereerst is het van belang dat MT en directie de urgentie zien van een nieuwe aanpak voor interne communicatie. Wat is het probleem waar een oplossing voor wordt gezocht, wat gaat het opleveren? Hiervoor is het van belang dat een marketing- en communicatiespecialist in staat wordt gesteld om aan de slag te gaan rondom dit onderwerp, liefst in nauw contact met betrokken (andere) collega’s.

Wordt interne communicatie geprioriteerd? Goed! Plan eerste gesprekken met vertegenwoordigers van alle disciplines/teams binnen de organisatie. Vraag hen wat zij lastig vinden aan de huidige interne communicatie. Welke knelpunten ervaren ze? Hebben zij zelf ideeën voor een geschikte oplossing? Door te luisteren naar deze feedback, krijg je een helder beeld van de zaken die niet goed werken en de onderwerpen die volgens hen meer aandacht verdienen. Een belangrijk aandachtspunt hierbij zijn de huidige communicatielijnen en werkprocessen, die ook informeel of veelal mondeling kunnen zijn.

Stap 2: Bespreek mogelijke oplossingen en schep realistische verwachtingen

Gooi bij ieder gesprek waarin problemen zijn benoemd, de bal op om samen na te denken over oplossingen. Schets daarbij wel duidelijk de bandbreedte van wat haalbaar is, bijvoorbeeld in termen van budget of personeelscapaciteit. Door medewerkers hier vroegtijdig in te betrekken, krijgen ze ook een realistisch beeld van wat mogelijk is en zullen ze zich meer eigenaar voelen van de oplossing. Daarnaast kan het vragen naar oplossingen een verkenning zijn van collega’s die mogelijk betrokken willen zijn bij het uitrollen of beheren van nieuwe tools of oplossingen om de interne communicatie te verbeteren.

Stap 3: Onderzoek beschikbare tools of unieke ideeën van medewerkers

Als je weet wat de knelpunten en randvoorwaarden zijn, kun je kijken naar geschikte tools of oplossingen. Dit kan variëren van een nieuw intranet, het initiëren van nieuwe interne nieuwsbrieven tot het inrichten van nieuwe soorten personeelsbijeenkomsten. Belangrijk hierbij is om te kiezen voor tools die makkelijk in gebruik zijn en goed aansluiten bij de wensen én werkprocessen van de medewerkers. Vaak is er niet één tool die alle problemen oplost, maar zul je een palet van verschillende oplossingen en tools gebruiken om tot een betere interne communicatie te komen.

Heb hierbij ook oog voor de inzichten en ideeën die je niet zomaar kunt verzinnen binnen gebruikelijke communicatie-oplossingen. Door ruimte te bieden aan creatieve suggesties, kun je originele en praktische oplossingen ontdekken die goed aansluiten bij de dagelijkse praktijk. Denk aan nieuwe soorten personeelsbijeenkomsten zoals een ontbijt, een diner, een nieuwe manier van elkaar op de hoogte houden bij verschillende vestigingen van de bibliotheek. Door gehoor te geven aan nieuwe ideeën wordt de verantwoordelijkheid voor nieuwe vormen van interne communicatie ook gedragen door collega’s.

Stap 4: Vorm een werkgroep voor eigenaarschap en betrokkenheid

Stel – met de directie en het MT als betrokken opdrachtgever – een werkgroep samen van medewerkers uit verschillende afdelingen die tijd krijgen om met interne communicatie aan de slag te gaan. Dit zijn de ambassadeurs voor de nieuwe interne communicatie. Deze werkgroep – groot of klein – kan actief meedenken over nieuwe vormen van communicatie en draagt tegelijkertijd verantwoordelijkheid voor de implementatie, waarbij met een paar uur inzet per maand al veel kan worden bereikt. Het werken met een werkgroep als ambassadeurs, versterkt de betrokkenheid en zorgt ervoor dat de communicatie-oplossingen breed gedragen worden. De marketing- en communicatiespecialist kan hierbij optreden als trekker van deze groep, binnen een passende tijdscapaciteit.

Stap 5: Maak een activiteitenplanning

Als de basis is gelegd en er een werkgroep is, kan er een concrete planning gemaakt worden met verschillende interne communicatieactiviteiten. Denk hierbij aan het optimaliseren van het intranet, het samenstellen van interne nieuwsbrieven en het organiseren van nieuwe personeelsbijeenkomsten. Zorg ervoor dat er variatie is in de communicatiekanalen en dat de activiteiten goed aansluiten bij de behoeften van je medewerkers. Ook is het hier wederom belangrijk dat de directie en het MT tijd en ruimte verzorgt, zodat de omstandigheden er naar zijn voor medewerkers om nieuwe manieren van interne communicatie ook daadwerkelijk te realiseren.

Stap 6: Aan de slag, uitvoeren en evalueren

Implementeer de gekozen oplossingen met de werkgroep interne communicatie en voer die activiteitenplanning uit. En tot slot: het proces van het verbeteren van de interne communicatie kost tijd. Blijf dus regelmatig evalueren om te kijken wat het proces concreet heeft opgeleverd. Luister na een eerste periode naar de feedback van medewerkers om te zien of de interne communicatie nog steeds aansluit bij hun verwachtingen. Door continu te blijven leren en aanpassen, blijf je inspelen op veranderende wensen. En: blijf collega’s uitnodigen zelf met creatieve ideeën te komen die de interne communicatie te bevorderen, zo houd je mensen enthousiast en betrokken.