Maatschappelijk impact maken door samenwerking met partners

Door Berthy Nijhuis, Peter Voortman en Marion Romein

Eigenlijk kun je tegenwoordig (alleen nog maar) echt maatschappelijke impact maken door samenwerking met partners. Dat gebeurt steeds vaker in de vorm van een Multifunctionele Accommodatie (MFA), een clustering van verschillende maatschappelijk relevante voorzieningen op één locatie. MFA’s kunnen een maatschappelijke en ruimtelijke meerwaarde bieden. Daarbij gelden de adagia ‘samen sta je sterker’ en ‘1+1=3’. Want door elkaar te ondersteunen en te inspireren kun je als bibliotheek betere dienstverlening en innovaties in het maatschappelijk domein realiseren.

Een mooi voorbeeld is volgens ons de Bibliotheek Velsen, die werkt aan de totstandkoming van multifunctionele accommodaties in de gemeente Velsen. Met als het doel het verbreden van bereik bij de doelgroepen en het creëren van synergie-effecten. Zowel in financiële zin als in het vervullen van maatschappelijke behoeften van de inwoners in Velserbroek/de gemeente Velsen.

Hoe was de situatie qua samenwerken met externe partners toen je directeur van de Bibliotheek Velsen werd?

‘Op dat moment liepen er twee trajecten. In het eerste traject zou de Bibliotheek in IJmuiden plaats gaan bieden aan KunstForm met een aantal dansstudio’s en in het andere zou de bibliotheek Velserbroek plaats gaan bieden aan stichting Welzijn. Het doel was het efficiënt huisvesten van meerdere bedrijven op dezelfde vierkante meters, in plaats van een multifunctioneel gebouw dat maatschappelijk effect sorteert door maatschappelijk georiënteerde organisaties bij elkaar te zetten en elkaar te laten versterken. De Bibliotheek Velsen had op dat moment nog niet veel actieve kruisverbanden met samenwerkingspartners, we waren nog een vrij naar binnen gekeerde organisatie.

Vrij snel hebben we besloten dat er voorlopig niet verbouwd en verhuisd zou worden. Ik wilde eerst kijken op welke manier er de meeste maatschappelijke meerwaarde gecreëerd kon worden. Vooraleerst is het dan nodig te weten wie we als bibliotheek in Velsen willen zijn en wat we willen bereiken. Werken vanuit de inhoud en daarmee voldoen aan maatschappelijke behoeftes en wensen van de gemeente. We hebben daarom eerst het koersplan voor de bibliotheek ontwikkeld. Heel belangrijk voordat je grote stappen neemt zoals een traject richting een MFA.’

Hoe reageerde de gemeente op jouw aanpak?

‘Het is volgens mij destijds wel als een schok bij de gemeente binnen gekomen dat deze beslissingen genomen werden. Maar, door samen te werken en vanuit een gelijkwaardig partnership op te trekken zijn we inmiddels met een gezamenlijke projectgroep aan de slag. Uit de feedback van de gemeente in onze recente audit blijkt dat er waardering is voor de manier waarop de bibliotheek de regie heeft genomen en daarbij transparant was naar alle betrokken partijen.

Vragen die ik bijvoorbeeld aan de gemeente stel(de): Wat willen jullie bereiken? We hebben nu als bibliotheek een dialoog met partners, we hebben kruisverbanden; waar wil je dat ik heen stuur? Ik ben van mening dat de gemeente betrokken moet zijn. Dat de gemeente mede-eigenaar is, in plaats van sec opdrachtgever.’

Welke stappen heb je genomen in het traject van samenwerken met partners?

‘Eigenlijk lopen er twee fasen door elkaar, de interne kant en de externe kant.

Wat betreft de interne kant is de basis het koersplan, vandaaruit werken we. Het is heel belangrijk medewerkers goed te informeren, dat ze begrijpen wat de koers is en die ook zelf kunnen uitdragen. Blijven vertellen waar het om gaat, wat de keuzes zijn en medewerkers vragen wat ze daarvan vinden. Daarnaast de vraag te beantwoorden aan welke (soort) partners de bibliotheek nodig heeft om mee samen te werken, met als doel maatschappelijke impact.

Dat is een voorwaardelijke stap voor de tweede fase, de fase van het daadwerkelijk betrekken van de partners. Het is daarbij ook echt belangrijk om een meer naar binnen gekeerde organisatie naar buiten te laten kijken. En je af te blijven vragen wie je doelgroepen zijn en waar zij behoefte aan hebben.’

Hoe zijn jullie concreet aan het werk gegaan?

‘We zijn eigenlijk meteen vanaf het begin gaan programmeren met sociale partners. In feite gingen we vooruitwerken op de wens van de gemeente, om hen te laten zien wat we samen met partners kunnen bereiken. Werken vanuit de inhoud dus, concrete resultaten laten zien en je niet te beperken tot mooie maar algemene termen als ‘zoeken van samenwerking’. We geven nu bijvoorbeeld onderdak aan de organisatie Socius, een maatschappelijk werk instelling in Velsen.

Verder kijken we nu hoe we voor mensen met een verstandelijke beperking de horeca kunnen ontsluiten door dit niet zelf te doen maar door de Hartenkampgroep, die inmiddels met een andere activiteit ook al in de bibliotheek huist. We richten ons inhoudelijk onder meer op het Informatiepunt Digitale Overheid (IDO) en bouwen we Klik & Tik samen met partners verder uit. We geven ruimte aan mensen die willen studeren, betrekken de Volksuniversiteit en bouwen de samenwerking met KunstForm verder uit. Eigenlijk lukte alles wel in die periode, iedereen in het domein had behoefte aan samenwerking en dan gaat alles opeens snel.

Toen we reflecteerden op onze koers zijn we wel gaan inzien dat we door het samenwerken met sociaal maatschappelijke partners vooral kwetsbare burgers bedienden met ons gezamenlijk aanbod. Door deze strategie werd de gemiddelde Velsenaar een beetje ‘vergeten’. We hadden wel aanbod, maar hadden niet specifiek gekeken naar waar de gemiddelde bezoeker behoefte aan heeft. Bijvoorbeeld op het gebied van cultuur, educatie en debat.

We hebben toen een programmeur hiervoor aangenomen. We leggen ook contacten met andere soorten partners, zoals de schouwburg, exposanten, Volksuniversiteit etc. M.a.w. we hebben ons eerst gericht op de kwetsbare groep inwoners, het bereiken van de andere doelgroep(en) is nu net gestart.’

In welke fase van de samenwerking zitten jullie nu, als je bijvoorbeeld kijkt naar het model van Kaats en Opheij?

Berthy laat het model van Kaats en Opheij zien (van adviesbureau CommonEye). Dit model wordt veel toegepast en is een goed instrument om vanuit verschillende invalshoeken naar samenwerkingsverbanden te kijken. In essentie draait het bij goed samenwerken om vijf belangrijke thema’s: ambitie, belangen, relatie, proces en organisatie.

Maarten: ‘We zitten nu in het creëren van een gedeelde ambitie en visie. Dat is een van de belangrijkste fasen. Maar eigenlijk zijn we in alle fasen tegelijkertijd bezig. We zijn bijvoorbeeld bezig met governance, met het onderdeel relatie natuurlijk, en met het professioneel organiseren. Alles is belangrijk op het moment dat je bezig bent om een samenwerkingsverband op te zetten in de vorm van een MFA.’

Bron: samenwerkingsmodel Kaats en Opheij, CommonEye

Wil je meer weten over (het werken met) het model van Kaats en Opheij? Neem contact op met Berthy Nijhuis.

Hoe kan Probiblio bibliotheken helpen bij trajecten op het gebied van samenwerking met partners, bijvoorbeeld in een MFA?

‘We kunnen de aanwezige externe expertise van Probiblio goed gebruiken, die is nodig om dit traject van samenwerking en uiteindelijke vorming van een MFA goed te kunnen doen. Zeker als de bibliotheek het project trekt en de regie voert, overigens altijd transparant en in goed overleg met haar partners, waaronder de gemeente.  Dit speelt zeker bij kleine(re) organisaties, die de capaciteit niet hebben om dit proces te monitoren en aan te sturen.’

Welke tips heb je voor de andere bibliotheken over het samenwerken met externe partners?

• ‘Werk vanuit je koersplan, vanuit je organisatiedoelen en ambities’
• ‘Neem de hele organisatie mee, blijf iedereen informeren en betrekken bij de koers en de keuze van samenwerkingspartners. Je doet dit traject samen.’
• ‘Neem als bibliotheek zelf de regie. Vraag aan de gemeente: wat willen jullie precies bereiken? Zorg ervoor dat je de gemeente aanspreekt als mede-eigenaar. De gemeente moet betrokken zijn, een partner in het proces in plaats van alleen opdrachtgever.’
• ‘Borg het belang van de bibliotheek duurzaam in de samenwerkingsverbanden die je aangaat.’
• ‘Zorg ervoor dat je in verbinding staat met de buitenwereld. Kijk naar buiten, vooral ook buiten de branche. Ook wij als Bibliotheek Velsen gaan daar zeker nog stappen in maken!’