Hoe verbeter je de interne communicatie van jouw bibliotheek?

Interne communicatie kent vele kanalen, denk aan e-mail, telefoon, WhatsApp, nieuwsbrieven, on- en offline vergaderingen of chats. Binnen de muren van de bibliotheek gebeurt er veel en valt een hoop met elkaar te delen. Hoe zorg je dat iedereen goed up-to-date blijft en belangrijke info kan vinden? En welke manier van communiceren past bij jouw organisatie?

Goede eerste stap

Wanneer je aan de slag wil met de interne communicatie in de bibliotheek, begin je met het in kaart brengen van de behoeften van alle medewerkers. Vaak denken we direct in oplossingen in de vorm van systemen of kanalen, maar het is beter om eerst in gesprek te gaan met collega’s. Door alle medewerkers te betrekken, voelen ze zich gehoord en is er meer draagvlak voor mogelijke oplossingen in de hele organisatie. Het belang van goede interne communicatie ligt bij de directie en het MT, het versoepelt namelijk alle interne processen. Team Marketing en Communicatie kan vervolgens initiatiefnemer zijn bij het ophalen van interne behoeftes. Benieuwd hoe andere bibliotheken dit aanpakken? KopGroep Bibliotheken ging met de interne communicatie aan de slag, je leest hieronder hun verhaal.

Intranet als sociaal samenwerkingsplatform

Bij KopGroep Bibliotheken in Noord-Holland bleek uit het medewerkersonderzoek dat communicatie over het algemeen goed werd beoordeeld, maar dat er wel behoefte was aan meer verbinding tussen collega’s en een plek waar algemene zaken goed vindbaar waren. Na het opstellen van een programma van eisen, ging een multidisciplinaire werkgroep van collega’s aan de slag met een nieuw ‘sociaal’ intranet. De werkgroep heeft samen met Probiblio en intern communicatiebureau Orange Otters meerdere sessies doorlopen. Tijdens deze workshops kwamen systemen, inrichting intranet, adoptiestrategie en implementatie aan bod.

Bij een intranet denken we vaak aan een wat statisch prikbord. Van origine wordt het gebruikt als top-down communicatiemiddel om het belangrijkste nieuws binnen een organisatie te delen en voor veel organisaties werkt het nog steeds zo. Veel tools – zoals Microsoft Teams, Slack of Viadesk – bieden tegenwoordig echter ook tijdlijnen, vergelijkbaar met die van Facebook of LinkedIn, waarbij je tekst, beeld, links, bestanden en meer met elkaar kunt delen. Het intranet wordt daarmee socialer.

Bij KopGroep Bibliotheken is het interne platform MAYA gelanceerd in november 2023, na het traject met Probiblio en Orange Otters. Directeur Anita Ruder is erg enthousiast over dit platform: “MAYA, naar Maya de Bij. Want KopGroep Bibliotheken is een soort bijenkorf, waarin iedereen zijn eigen taken heeft, maar hard samenwerkt aan onze gezamenlijke doelstellingen. We hebben oog voor ieders welzijn. Op MAYA stelt iedereen zich er even voor, ook aan de collega’s die ze niet vaak tegenkomen. Het is leuk om dan te zien dat er van alle kanten reacties komen. ‘Welkom bij KopGroep. Fijn dat je er bent!’ Inmiddels draait MAYA ruim een half jaar.”

Anita Fokkens (Coördinator PR & Communicatie van KopGroep) vult aan: “Na een half jaar zien we dat de aanmeldingen voor interne workshops, medewerkersbijeenkomsten of een fijne stoelmassage via Maya gaan. Vestigingen wisselen informatie uit en inspireren elkaar. Heel handig, je kunt op MAYA namelijk zien welke collega op dat moment aan het werk is en op welk nummer je diegene het beste kunt bereiken. En niet te vergeten, we zien wie er die dag jarig is en sturen elkaar een felicitatie. Natuurlijk vind je er ook antwoorden op organisatorische vragen over de Ondernemingsraad, je pensioen, het fietsplan, arbobeleid, medewerkers-onderzoeken, thuiswerken of een Vitaliteitsplan.”

Verhalen en kennis delen met interne nieuwsbrieven

Een ander intern communicatiekanaal dat sneller te implementeren is, is de interne nieuwsbrief. Interne nieuwsbrieven zijn een mooie manier om overzicht te creëren op wat er binnen de bibliotheekorganisatie gebeurt. Iedere nieuwsbrief kan een thema hebben: je licht het laatste nieuws van de bibliotheek uit, laat collega’s aan het woord over hun werk of deelt belangrijke informatie voor collega’s. Zo kan het meerdere functies hebben: vanuit HR-oogpunt kan belangrijke informatie benadrukt worden, er kan meer betrokkenheid gecreëerd worden bij de betrokkenheid van de bibliotheek of er kan meer kennis gedeeld worden over het bibliotheekwerk en/of actuele programma’s. Goed om te beseffen is dat het wel een manier van alleen zenden is, hoewel je ook om feedback kan vragen.

Bonus: als je wél met een sociaal intranet werkt, kan de interne nieuwsbrief een mooie manier zijn om door te verwijzen naar nieuwsberichten op het sociale intranet. Zo zullen steeds meer collega’s van het intranet gebruik gaan maken.

Medewerkersbijeenkomsten, new and improved

Een klassiek top-down communicatiemiddel is de medewerkersbijeenkomst. Belangrijke informatie vanuit het MT en/of de directie worden gedeeld, maar het kan ook een mooi moment zijn om medewerkers het woord te geven. Zo kun je een vaste collega het gezicht van de bijeenkomst laten zijn in plaats van de directeur. Medewerkers kun je aan het woord laten over bepaalde (aanstaande) hoogtepunten in hun werk of met thematische inhoudelijke verdiepingen. Zo wordt de medewerkersbijeenkomst van de gehele organisatie, terwijl belangrijkste zaken nog steeds kunnen worden gedeeld.

Ook kun je denken aan nieuwe vormen om te presenteren; creëer een talkshowtafel, verzin een goede interviewvorm óf laat mensen presenteren in Pecha Kucha-vorm (een presentatie van 20 slides van 20 seconden). Hoe de vorm van de bijeenkomst ook is: zorg dat het geen standaard presentatie wordt van enkel informatie zenden, maar betrek medewerkers om het tot een creatieve en interactieve bijeenkomst te maken.

Het merk van de bibliotheek, internal branding

Tot slot is het goed om te benoemen dat interne communicatie en internal branding – het vormgeven van de organisatiecultuur met merkwaarden – vaak hand in hand gaan. In de landelijke huisstijl van de bibliotheek staan merkwaarden beschreven die passen bij de landelijke merkstrategie van de bibliotheek. Die waarden zijn beschreven als Samen, Gastvrij, Energiek, Betrokken en Behulpzaam. Deze merkwaarden kun je toepassen en ook vertalen naar jouw bibliotheek op lokaal niveau. Intern beginnen is daarin extern winnen: je draagt als organisatie uit wie je van binnen bent.

Merkwaarden bepaal je samen mét collega’s in de organisatie en vormen een belangrijk onderdeel van internal branding en interne communicatie. Als je weet welke merkwaarden je organisatie verbindt, kun je daar alle communicatie en activiteiten op afstemmen. Zo vertel je d.m.v. de merkwaarde Samen met alle collega’s hetzelfde verhaal van jouw bibliotheek! En ga je met collega’s in gesprek over de waarde Energiek in bijvoorbeeld de activiteiten die je voor zowel in- als extern organiseert. Strategie en het merk sturen samen een organisatie en de merkwaarden vormen op een positieve manier een uitgangspunt intern voor alles wat en vooral hoe je iets doet.

“Gewoon beginnen!”

En een tip voor collega-bibliotheken die ook met interne communicatie aan de slag willen, meldt KopGroep Bibliotheken: “Doen! En niet wachten. Om extern te slagen moet je intern beginnen. Heb je twijfels, neem dan vooral contact op met Probiblio, zij zijn er om je op de juiste weg te helpen en je in contact te brengen met bedrijven waar interne communicatie de dagelijkse kost is.”