Toolkit Vrijwilligersmanagement

De toolkit is ontwikkeld in samenwerking met Chris Rabbers, een van onze externe partners. Voor sommige documenten hebben we gebruikgemaakt van waardevolle voorbeelden van Movisie, NOV, Arcon, Vrijwilligers Aanzet, Vrijwilligerscentrale Amsterdam en VMC-BUUV.

Vrijwilligersbeleid

Zonder duidelijk vrijwilligersbeleid is het lastig om verwachtingen te managen en vrijwilligers goed te begeleiden. Een helder beleid zorgt voor structuur, duidelijkheid en een prettige samenwerking tussen medewerkers en vrijwilligers. Het helpt bij werving, behoud en motivatie van vrijwilligers, zodat ze zich langdurig betrokken voelen. Bovendien minimaliseer je risico’s en voldoe je aan wet- en regelgeving, wat zowel de organisatie als de vrijwilligers ten goede komt.

Als hulpmiddel kun je het format voor vrijwilligersbeleid gebruiken. De praktische uitwerking van het vrijwilligersbeleid in regels, procedures en afspraken kun je opnemen in het vrijwilligershandboek.

Rekenmodel vrijwilligerskosten

Het rekenmodel vrijwilligerskosten is bedoeld om te inventariseren wat de kosten zijn die gemoeid gaan met de inzet van vrijwilligers. Ook wordt er berekend wat de besparing is ten opzichte van een situatie waarin al het vrijwilligerswerk zou moeten worden gedaan door betaalde krachten. Het model is puur financieel en doet geen uitspraken over de maatschappelijke waarde van de inzet van vrijwilligers. De handleiding vind je hier en het rekenmodel hier.

Wervingstools

In Nederland zijn er door diverse organisaties wervingstools gemaakt. Hoe zorg je als vrijwilligersorganisatie dat je nieuwe mensen werft? Met de wervingscirkel van Movisie zet je een goed wervingsplan op. Je maakt ook duidelijk wat het werk de vrijwilliger zelf oplevert. Veel vrijwilligersorganisaties vinden het lastig om vrijwilligers aan te trekken. De wervingscirkel helpt je een plan te maken voor de werving:

Hieronder wat voorbeelden:

• Movisie
• NOV
• Klik
• Probiblio: Stroomschema Werving- en selectieproces 

Gesprekskaarten vrijwilligers

Hoe benut je als vrijwilligersorganisatie de vrijwillige energie van mensen met verschillende achtergronden? Hoe houd je rekening met deze diversiteitsfactoren, zodat mensen naar behoefte en vermogen hun vrijwillige energie kunnen laten stromen? Deze kaarten helpen jou bij het vinden van antwoorden op die vragen.

Verandertheorie vrijwilligers

Een verandertheorie (Theory of change) is een veelgebruikt model dat specifiek maakt hoe verandering plaatsvindt en welke aannames daarbij gemaakt worden. In het model beschrijf je hoe activiteiten bijdragen aan maatschappelijke veranderingen. De effectiviteit van je activiteiten is voor een groot deel afhankelijk van je strategie (het plan waarmee je als bibliotheek de doelstelling gaat behalen). Je strategie geeft de ‘hoe’ van verandering weer: hoe kom je van je activiteiten naar je doelstelling? Je geeft inzicht in de schakel van veranderingen die je in gang gaat zetten. De verandertheorie is een handig instrument om de strategie schematisch weer te geven, en deze later te toetsen in de praktijk.

Deze TOC is ontwikkeld om een eerste inzicht te geven in de impact van de inzet van vrijwilligers en hoe dit bij kan dragen aan de maatschappelijke waarde die de bibliotheek wil leveren. De TOC hebben we met opzet eenvoudig gehouden om ervaring op te kunnen doen met het zichtbaar maken van de impact.

Zelfevaluatie NOV

De zelfevaluatie geeft inzicht in alles wat je nodig hebt voor goed vrijwilligersbeleid en -management. Het is geschikt voor alle organisaties die met vrijwilligers werken. Doe de checklist en zie waar de ontwikkelpunten van jouw organisatie liggen. Of leuker nog; doe het met een groep!

Voorbeelddocumenten- en formulieren

Kijk hier voor handige voorbeelddocumenten- en formulieren, zoals een voorgangsgesprekformulier en waarderingsbeleid.