Verbeter jouw organisatie door aandacht voor interne communicatie

Voor dit artikel hebben we onder meer gebruik gemaakt van de theorie uit het boek ‘Interne communicatie’ van Huib Koeleman.

Vijf redenen om te investeren in interne communicatie

Binnen een organisatie heeft goede interne communicatie positieve invloed op de medewerkersbetrokkenheid. En betrokken medewerkers zijn productiever, minder vaak ziek en blijven langer bij de organisatie werken.

Interne communicatie is belangrijk omdat het helpt:

1. waarde te creëren met en voor anderen
2. wendbaarder te zijn als organisatie
3. de organisatie effectiever en efficiënter te maken
4. te binden en te boeien en de organisatie inclusief te maken
5. veranderingsprocessen te ondersteunen

Kortom: interne communicatie is één van de onmisbare succesfactoren om een organisatie goed te laten functioneren.

Functies van interne communicatie

Voor medewerkers, of ze nu op de bibliotheekvloer werken, verantwoordelijk zijn voor de financiën of de programmering samenstellen, vervult interne communicatie vier belangrijke functies:

1. Faciliteren van het werkproces: interne communicatie helpt medewerkers hun werk te doen (taakinformatie).
2. Delen en vernieuwen van kennis: interne communicatie helpt impliciete en expliciete kennis te delen (kennismanagement).
3. Richten van de organisatie en het versterken van de identificatie: interne communicatie schept helderheid over doelen en beleid en biedt ruimte om invloed uit te oefenen op ontwikkelingen in de organisatie door participatie in beleidsontwikkeling (beleidsinformatie).
4. Verbinden van medewerkers: alle bovenstaande vormen dragen bij aan betrokkenheid, aan het gevoel bij een organisatie te horen en maken het mogelijk relaties te onderhouden met collega’s binnen en buiten het eigen team (sociale informatie).

Structurele aanpak

De interne communicatie in jouw bibliotheek kan al verbeterd worden door op middelenniveau te inventariseren welke communicatie via welke interne kanalen en middelen plaatsvindt. En door eens bij medewerkers na te gaan hoe tevreden zij hierover zijn en in hoeverre de verschillende kanalen gebruikt worden. Aan de hand hiervan kun je de eerste knelpunten wegnemen door bepaalde middelen toe te voegen, middelen anders in te zetten of via andere kanalen te communiceren.
Om uiteindelijk tot een structurele aanpak te komen die in lijn is met de koers van jouw bibliotheek is het belangrijk om een intern communicatiebeleid, een visie, te ontwikkelen. Dit doe je in fases.

We doorlopen de eerste drie fases, omdat deze je keuzes in de meer operationele fases vier t/m zeven grotendeels bepalen:

1. Luisteren naar de wensen van betrokkenen
Interne communicatie begint met luisteren! Bij het verbeteren van de interne communicatie is het belangrijk de wensen van de gebruikers te inventariseren. Wat voor gewoonten rond interne communicatie houden medewerkers er op na? Zijn mensen bijvoorbeeld gewend het intranet elke werkdag even te raadplegen, of zit een deel van je medewerkers vrijwel nooit achter de computer en missen ze alle berichtgeving daar? Luistersessies met aanvullend een interne enquête zijn hier goede vormen voor.

2. Analyse van de status quo
Als je weet wat er speelt bij je medewerkers, is het tijd om een analyse te maken van de huidige situatie. Een middel daarvoor is de vragenlijst van Gallup. Hiermee meet je hoe tevreden medewerkers zijn over de organisatie als plek om te werken (engagement). Maar het is ook belangrijk om inzicht te krijgen in het gebruik van de huidige middelen, het communicatienetwerk binnen jouw organisatie (wie communiceert direct en indirect met wie) en de communicatieve vaardigheden van managers die een sleutelrol hebben bij de interne communicatie.

3. Formuleren van een visie
Wat wil jouw organisatie bereiken met interne communicatie? Dit kun je bepalen in werksessies waar communicatie, hr en het management bij betrokken zijn. Een startpunt voor het ontwikkelen van zo’n visie ligt bij de missie en kernwaarden, het ‘waarom’ van je organisatie. Kijk vervolgens naar het ‘hoe’ van de organisatie: het type werk dat er gedaan wordt, de manier van aansturen en de mate van flexibiliteit. Tot slot is de stijl van communiceren die in de organisatie wenselijk is van belang bij de totstandkoming van een visie.

In de ideale situatie ga je aan de slag met je communicatiemiddelenmix, boodschap, implementatie en het monitoren en evalueren hiervan (stappen vier t/m zeven), als je de bovenstaande drie fases doorlopen hebt. Probiblio ondersteunt je hier graag bij.