Voorstel voor bruikbare indeling voor abonnementen: van aantallen naar acties

Hoe is de situatie nu?

In het rapportageportaal van Probiblio staat een overzicht met alle leden en het aantal leden per abonnement. Een doorsnee bibliotheek heeft al snel 30 tot 40 actieve abonnementssoorten. Het niveau abonnementssoort is te diep en is niet praktisch om analyses over te draaien. Het hoogste niveau, totaal aantal leden, is ook niet alleszeggend: je kunt er niet uit opmaken wat voor soort leden vooral opzegt of zich aanmeldt.

Een praktische tussenlaag voor analysedoeleinden

Met een groep van bibliotheken (Gouda, Bollenstreek, Velsen, Westland en Rijn & Venen) heeft Probiblio zich de laatste tijd over de vraag gebogen wat in een basis rapportage voor marketing, dus over leden, niet zou mogen ontbreken. Zo is gebleken dat de 30 á 40 abonnementen in de volgende categorieën ingedeeld kunnen worden:

• Persoonsgebonden abonnement of voor instellingen;
• Voor de duur van een maand of een jaar;
• Gratis of betaald;
• Waarmee je boeken kunt lenen of alleen de faciliteiten kunt gebruiken.

Vervolgens kun je daar combinaties van maken en achter komen dat, bijvoorbeeld persoonlijke maandabonnementen waarmee je boeken kunt lenen, in de lift zijn. Daaruit trek je conclusies voor de bedrijfsoperatie: theoretisch kunnen steeds meer mensen volgende maand hun abonnement opzeggen. Je zou ook makkelijk in de data kunnen zien dat het aandeel van de gratis faciliteiten abonnementen (waar je geen boeken mag lenen), dus in principe je verbonden gebruikers, veel sterker groeit dan gemiddeld. Als meerdere (alle) bibliotheken deze indeling gebruiken, is het mogelijk om appels met appels en peren met peren te vergelijken, in plaats van appels met peren. Dit maakt ook de Wsob-gegevens uiteindelijk nog beter vergelijkbaar en te benchmarken.

Mooi idee, wat nu?

Om betrouwbare rapportages met deze indeling te kunnen maken, zouden deze categorieën ergens opgevoerd moeten worden (of er moeten duidelijke spelregels komen zodat er geen misbruik van bestaande parameters meer komt). Toch eerst is het belangrijk om dit idee breder te gaan toetsen: veel meer bibliotheken dan de 5 waarmee dit idee ontwikkeld is, zullen ervan kunnen profiteren.

De abonnementen worden in Wise (of andere bibliotheeksystemen) geconfigureerd en hierin worden in principe de benoemde eigenschappen vastgelegd. Echter is het bekend dat in de praktijk een betaald abonnement met contributie 0 EUR bestaat of dat een instelling een geboortedatum krijgt zodat ze de voordelen van een persoonlijk abonnement kunnen krijgen – beide situaties zijn voorbeelden en niet per se uitzonderlijk.

Denk mee!

Stel je voor, deze abonnementenindeling komt beschikbaar in je (standaard) rapportage. Welke meerwaarde zie je daarin? Welke nadelen of beperkingen kun je bedenken? Mis je andere categorieën of zijn er categorieën waarvan je niet weet wat de meerwaarde is? Of heb je andere opmerkingen of vragen? Laat het vooral weten!