Waar begin ik met het borgen van het collectief geheugen van ons team? 

Als je het collectief geheugen niet borgt, is de kans groot dat je dienstverlening kwetsbaar wordt en op veel punten onnodig afhankelijk is van de aanwezigheid van één of meerdere personen. Om soepel te kunnen blijven werken is het borgen van het collectief geheugen van en door het hele team essentieel. 

Wat is collectief geheugen? 

Wat moeten we allemaal verstaan onder de term ‘collectief geheugen’? Hierbij moeten we denken aan alle kennis en informatie, maar ook bezoekers- of organisatiehistorie, gebruiken en procedures die je als team samen opbouwt. Het is allemaal van onschatbare waard; zorgt voor efficiëntie maar voorkomt ook eerder gemaakte fouten. Alles bij elkaar is het nogal wat, dus waar begin je met het borgen? 

Het goede nieuws is: het is geen hogere wiskunde. Het vraagt wel om collectief commitment en een beetje planning. Hieronder deel ik enkele praktijkervaringen op het thema, die ik in mijn leven vóór Probiblio heb opgedaan bij het borgen en toegankelijk maken van de collectieve kennis en productdocumentatie van diverse internationale teams. 

Documenteren en toegankelijk maken 

De grootste uitdagingen bij het borgen van het collectief geheugen van een team is dat informatie niet gedeeld wordt. Dit kan bewust of onbewust zijn. Pure inhoudelijke ‘fijne kneepjes’ worden vaak informeel overgedragen met als nadeel dat het zelden ergens na te slaan is en dus niet breed toegankelijk en ook niet voor iedereen is. Het is dus cruciaal om een ‘plek’ te hebben waar belangrijke informatie voor iedereen makkelijk toegankelijk gemaakt wordt. Digitale middelen kunnen hierbij helpen, denk aan een intranet, een gedeelde map op bijvoorbeeld Sharepoint, OneDrive, een projectmanagementtool, bedrijfswiki of een centrale plek zoals Google Drive, Trello of Miro. Maar afhankelijk van het type informatie kan een grote multomap ook al afdoende zijn. Mits de informatie niet verouderd is!  

Welke informatie sla je op? Kijk naar categorieën aan informatie en ook hoe gevoelig of aan veranderingen onderhevig de informatie is.  Bij de gesprekken hierover horen ook afspraken over naamgevingsconventies en taakeigenaren. Met naamgevingsconventies doel ik op de documentnamen; deze moeten voor iedereen duidelijk zijn en consequent worden gebruikt om zo documenten snel vind- en zoekbaar te maken. Deze zouden er bij voorkeur ook voor moeten zorgen dat oudere versies zonder twijfel opgeschoond kunnen worden. Voor concrete tips over naamgevingsconventies: neem contact met mij op.  

Geef iemand de verantwoordelijkheid 

Met taakeigenaren doel ik op de persoon die verantwoordelijk wordt gemaakt voor het documenteren van informatie, het verzorgen en het inplannen van periodieke updates. Wil je dit per kwartaal, per jaar of vaker? Het is trouwens niet gezegd dat de coördinator of manager de persoon is die de informatie up–to–date houdt. Veel kennis zit juist bij de teamleden. Denk bijvoorbeeld aan een nieuwe collega: welke informatie ontbrak, was verouderd of was niet beschikbaar toen hij of zij startte? Het ligt dus in veel gevallen voor de hand dat de teamleden zelf verantwoordelijkheid krijgen. Het is immers in ieders belang dat de data klopt. 

Een kleine blinde vlek is vaak de eenvoudige processen, procedures en best practices. Die worden vaak niet opgeschreven, maar zorgen voor veel rompslomp voor teamleden die niet zijn ingewijd. Juist deze processen blijken vaak heel waardevol voor nieuwe medewerkers en zijn meestal zo eenvoudig vast te leggen (in bijvoorbeeld een checklist) dat ze vaak vergeten worden.  

Deel regelmatig kennis met elkaar 

Het borgen van kennis gaat natuurlijk veel verder dan alleen documenten toegankelijk en vindbaar opslaan. Het gaat er ook om dat teamleden geregeld kennis met elkaar delen en er een open cultuur is waar leden de continue vrijheid voelen om te delen, maar ook om vragen aan elkaar te mogen stellen.  

Een krachtige methode om de onderlinge kennis op zowel inhoud als op de persoonlijke samenwerking binnen een team te verdiepen is ‘intercollegiale consultatie’ oftewel intervisie. Een borgingsmethode waarbij collega’s volgens een specifieke methode vragen en problemen uit de dagelijkse werkpraktijk met elkaar bespreken en proberen op te lossen. 

Nu weet ik dat het binnen onze branche lastig is iedereen tegelijkertijd bijeen te krijgen voor vergaderingen of sessies, dus het is de moeite waard om ook enkele digitale kanalen te overwegen, zoals Viva Engage en Teams.
Het geeft ons een nieuwe manier om in contact te blijven en ook nieuwe manieren om andere informatie eenvoudig met elkaar te delen, denk aan beeld, geluid, linkjes etc. 

Soms is het wat onwennig om nieuwe tools in gebruik te nemen, maar ook hier ligt het antwoord binnen het team. Vraag bijvoorbeeld wie het leuk vindt om uit te zoeken of Viva Engage (of een andere tool) geschikt is als kennisuitwisselingskanaal voor ons team.  

Besteed aandacht aan successen 

Een praktische tip die ik ooit kreeg was om veel aandacht te besteden aan het delen/vieren van succesverhalen. Verhalen blijven beter hangen in ons geheugen. Destijds heb ik een interne nieuwsbrief in het leven geroepen, waarin collega’s uit verschillende regio’s hun succesverhalen met elkaar konden delen: wat was de situatie, welke uitdaging was er overwonnen en wat hadden ze uiteindelijk gedaan om er een succes van te maken? Dit bleek een krachtig middel. Niet alleen leerden de collega’s uit de verschillende landen elkaar en de producten beter kennen, maar wisten elkaar daarna ook te vinden voor vragen en om te sparren. Naar mijn mening zou een interne maandelijkse nieuwsbrief met afdelingsinformatie of regelmatige succesverhalen delen op Viva Engage/intranet de onderlinge communicatie kunnen versterken tussen bibliotheekmedewerkers, vrijwilligers en ook tussen de verschillende afdelingen binnen de bibliotheek. Hierbij is het dus wel belangrijk om het kennisdelen binnen de teamcultuur te stimuleren en te waarderen. Niet delen om het delen, maar delen om van elkaar te leren.