Zo organiseer je een inclusief evenement

In het artikel ‘Inclusieve communicatie: hoe dragen taal en beeld bij aan inclusie’ deelde ik al dat inclusiviteit geen checklist is waar je alles kan afvinken. Het is een voortdurend proces van reflectie en aanpassing. Niet alleen bij het organiseren van een evenement, maar voor alle werkzaamheden en processen in een organisatie. Inclusiviteit past dan ook goed bij de landelijke merkstrategie van de bibliotheek, waarbij het karakter van de bibliotheek ‘de betrokken hartelijke’ is.

Met de merkstrategie willen we het merk ‘de Bibliotheek’ en onze positie in de samenleving zichtbaar pakken en uitdragen. Met de bijbehorende merkwaarden ‘betrokken, behulpzaam, gastvrij, samen en energiek’ staat al een goede basis om inclusiviteit te omarmen en te integreren in alle onderdelen van de organisatie.

Voor het organiseren van een inclusief evenement bieden we je handvatten “[…] om na te denken over- en stap voor stap toe te werken naar een inclusieve ervaring voor iedereen”, aldus de Embassy of Inclusive Society, onderdeel van het World Design Embassies programma van Dutch Design Foundation. Houdt er wel rekening mee dat er geen ‘one size fits all’-aanpak bestaat. “Elk evenement heeft een bepaalde context, doelgroep en focus die om eigen overwegingen en aanpassingen vraagt”.

Een goede voorbereiding is het halve werk

Een inclusief evenement organiseren begint al bij de voorbereiding. Hier leg je de basis voor een inclusief evenement en is hét moment om (kritische) vragen te stellen en belangrijke keuzes te maken. Denk aan de volgende punten:

• Betrek diverse mensen & co-creëer: denk aan ervaringsdeskundigen en je doelgroep, bespreek de verschillende behoeftes en meningen. Welke stemmen mis je nog? Vraag sleutelfiguren in de gemeenschap om hierover mee te denken.
• Toegankelijkheid: denk bijvoorbeeld na over bereikbaarheid, aanpaste toiletten, een kolf- en/of gebedsruimte, hulpmiddelen voor dove personen/slechthorenden en of iemand in een rolstoel gelijkwaardig kan deelnemen.
• Inclusief programma: gebruik uiteenlopende vormen van interactie en storytelling (vb. Q&A, presentatie, een-op-een). “Niet elk onderdeel hoeft voor iedereen volledig geschikt te zijn, zolang het programma als geheel maar voldoende keuzes biedt”. Kijk ook naar de duur van het evenement en het aantal pauzes.
• Communicatie richting deelnemers: zorg voor heldere en toegankelijke communicatie. Deel de informatie bijvoorbeeld in verschillende formats, zoals tekst, audio of video. Vraag naar hun (toegankelijkheids-)behoeftes vooraf.
• Communicatie richting sprekers: informeer sprekers over het belang van inclusiviteit en vraag hen om hun presentatie toegankelijk te maken door gebruik van duidelijke taal, ondertiteling en beschrijving van afbeeldingen.

Tijdens het evenement

Als de voorbereiding zorgvuldig is uitgevoerd, is er tijdens het evenement in principe een goede basis voor toegankelijkheid gelegd. Hier let je op tijdens het evenement:

• Sfeer en gastvrijheid: creëer een persoonlijke, open en uitnodigende sfeer waarin alle deelnemers zich welkom voelen. Dat begint al bij een prettig ontvangst; biedt koffie, thee en water aan. Denk ook aan persoonlijk contact met de deelnemers en sta klaar voor vragen. Maar ook duidelijke bewegwijzering, een zichtbare host en toegankelijke faciliteiten, zoals een rolstoelvriendelijke aanmeldbalie.
• Wees flexibel: wees voorbereid op onvoorziene omstandigheden en ga hier flexibel mee om. Dit betekent dat je snel moet inspelen op behoeften van deelnemers of technische problemen moet oplossen. Als de lift bijvoorbeeld opeens niet werkt, moet je een oplossing bedenken zodat mensen die afhankelijk zijn van de lift alsnog aan het programma kunnen deelnemen.
• Leer nieuwe gewoontes aan: een inclusief evenement organiseren wordt steeds makkelijker als we nieuwe gewoontes aanleren die bijdragen aan een rijkere, inclusieve ervaring voor iedereen.
• Maak de interactie betekenisvol: voorzie bijvoorbeeld elke tafel van tekenpapier, pennen en stiften, zodat deelnemers kunnen tekenen, doodlen of aantekeningen maken. Dit kan helpen om gedachten te ordenen en indrukken (beter) te verwerken. Daarnaast draagt het bij aan een uitnodigende, informele sfeer”, aldus de Embassy of Inclusive Society.

Na afloop van het evenement

Dit is het moment om samen inzicht te krijgen wat goed ging en wat beter kan. Door samen te reflecteren bij de verschillende onderdelen van het evenement kun je leren, groeien en verbeteren. Ga aan de slag met:

• Evalueren: het is essentieel om met elkaar te evalueren na afloop. Wat ging goed, en wat kan beter? Dit leerproces helpt ons om inclusiever te worden, maar ook realistisch te zijn over de uitdagingen en dilemma’s die daarbij komen kijken.
• Haal feedback op van de deelnemers: dit helpt goed om te achterhalen hoe de deelnemers het ervaren hebben en helpt bij het organiseren van toekomstige evenementen. Denk aan een evaluatieformulier, een klankbordgroep en 1-op-1 gesprekken met deelnemers.

En zoals de Embassy of Inclusive Society aangeeft, kun je niet altijd het perfecte evenement neerzetten. Er zijn altijd kansen voor verbetering. Het gaat uiteindelijk niet om een afvinklijst die gevolgd moet worden. Het belangrijkste is onze houding en ons gedrag in het creëren van een gastvrije ervaring. “Zelfs als aan alle voorwaarden voor gelijkwaardige participatie voldaan is, betekent dit nog niet dat mensen zich ook welkom voelen”. Maar bedenk ook dat het belangrijk is […] “om ruimte te bieden aan de behoeften van gasten, maar niet ten koste van het organisatorische overzicht of de kwaliteit”.